洋菓子店のクリスマスケーキ予約管理｜日ごとの数とプレートの文字を間違えない

洋菓子店のクリスマスケーキは、受け取りが3日間に分かれ、日ごとに作れる数が決まっています。LINE で予約を受けて、日ごとの数とネームプレートの文字まで管理する仕組みを設計してみます。

以下は実在の店舗の事例ではありません。よくある条件を置いたものです。

洋菓子店のクリスマスケーキ予約は、予約用紙と電話で回っている

街の洋菓子店を考えます。

クリスマスケーキの受け取りは、12月23日・24日・25日の3日間です。

ケーキの大きさは3種類あります。4号、5号、6号です。

予約は、店頭の予約用紙と電話で受けます。

予約用紙には、名前、電話番号、受け取りの日、大きさ、ネームプレートの文字を書いてもらいます。

電話の予約は、スタッフが同じ用紙に書き込みます。

flowchart TD
  A["店頭の用紙と電話"] --> B["予約用紙の束"]
  B --> C["日ごと大きさごとに数える"]
  C --> D["仕込みの数を決める"]

クリスマスケーキは、日ごとに作れる数が決まっている

1日に用意できる数は、冷蔵庫に入る数で決まります。

この店では、こう決めています。

受け取りの日	用意できる数
12月23日	40台
12月24日	60台
12月25日	50台

3日間で、合わせて150台です。

予約は24日に集まります。

用紙の束をめくって数えるまで、24日があと何台受けられるかが分かりません。

数えてみて60台を超えていたら、お客様に電話します。23日か25日に替えてもらえないか、お願いします。

ネームプレートの文字は、電話だと聞き間違える

ネームプレートには、チョコレートで文字を書きます。

「メリークリスマス　ゆいちゃん」のような文字です。

名前は、ひらがな、カタカナ、漢字で書き分けます。電話で聞くと、どれかが分かりません。

「ゆい」なのか「ユイ」なのか。聞き直さないと、違う文字のケーキができます。

用紙に手で書いた文字も、読み違えることがあります。

クリスマスケーキの予約を LINE で受け付ける

• 店の LINE 公式アカウントをつくります。11月から、店頭とレジ横にチラシを貼ります。チラシの QR コードから友だちになれます
• 予約の受付が始まったら、LINE で知らせます。ケーキの写真、大きさごとの値段、締め切りが一度に伝わります
• お客様は LINE から予約画面を開きます。受け取りの日、大きさ、数を選びます
• ネームプレートの文字は、お客様が自分で入力します。アレルギーもここで書いてもらいます
• 支払いは予約のときに済ませます

flowchart TD
  A["LINE で受付を知らせる"] --> B["受け取りの日を選ぶ"]
  B --> C["大きさと数を選ぶ"]
  C --> D["プレートの文字を入れる"]
  D --> E["その場で支払う"]

受け取りの日は、残りがある日だけ選べます。

24日が60台に達したら、24日は選べなくなります。23日と25日は、そのまま選べます。

お客様に電話して、日を替えてもらう必要がなくなります。

ネームプレートの文字は、お客様が入れたものがそのまま残ります。聞き間違いも、読み違いもありません。

支払いが済んでいるので、受け取りは名前の確認だけです。24日の店頭で、お釣りのやり取りがなくなります。

クリスマスケーキは、連絡なしで取りに来ない人が毎年出ます。25日を過ぎると、売り先がありません。

先に払ってもらえば、連絡なしで来ない人はほぼいなくなります。

電話でしか頼まないお客様もいます。この場合は、店が管理ページから代わりに入力します。LINE からの予約と、同じ一覧に並びます。

予約システムなら、仕込みの数がその場で分かる

予約をシステムで管理すると、日ごと・大きさごとの数がいつでも出せます。

受け取りの日	4号	5号	6号
12月23日	12台	20台	8台
12月24日	18台	30台	12台
12月25日	15台	25台	10台

この表が、そのまま仕込みの数になります。

用紙の束をめくって数える必要はありません。

ネームプレートの文字も、受け取りの日ごとに一覧で出せます。書く担当の人は、一覧を見ながら書くだけです。

flowchart TD
  A["予約の記録"] --> B["日と大きさごとの数"]
  B --> C["仕込みの数を決める"]
  C --> D["プレートの文字の一覧"]
  D --> E["一覧を見て書く"]

受け取りの前の日には、LINE で知らせを送れます。「明日 12月24日 は、ご予約のケーキのお受け取り日です」のような知らせです。

来年の11月には、今年頼んだ人へ先に受付を知らせられます。

予約画面と管理ページ

誰が使うか	画面
お客様	受け取りの日／大きさと数／ネームプレートの文字／アレルギー／支払い
店	日ごとの上限／締め切り／電話の予約の入力／日と大きさごとの数／プレートの文字の一覧

どこを作って、どこを繋ぐか

flowchart TD
  subgraph build["つくるところ"]
    A["予約画面と管理ページ"]
    B["日ごとの上限"]
    C["予約の記録"]
  end
  subgraph connect["つなぐところ"]
    D["決済サービス"]
    E["LINE 公式アカウント"]
  end
  A --> B
  B --> C
  A --> D
  C --> E
  D ~~~ E

LINE と決済は、既にあるサービスを使います。

知らせを送るのは LINE 公式アカウントです。支払いは決済サービスが受けます。

作るのは、予約画面と管理ページ、日ごとの上限、予約の記録です。

日ごとの上限、大きさの種類、締め切りは、店ごとに違います。仕込みの数とプレートの文字の一覧も、予約の記録から作ります。

和食店のおせちの予約も、同じ仕組みで受けられます。

まとめ

• 洋菓子店のクリスマスケーキは、受け取りが3日間に分かれ、日ごとに作れる数が決まっている
• 予約用紙と電話だと、日ごとの残りが数えるまで分からない。ネームプレートの文字も聞き間違える
• LINE で予約を受けると、残りがある日だけ選べる。プレートの文字はお客様が自分で入れる
• 予約のときに支払いを済ませる。受け取りは名前の確認だけになり、連絡なしで来ない人も出ない
• 日ごと・大きさごとの数が、そのまま仕込みの数になる。プレートの文字も一覧で出せる
• LINE と決済は既にあるものを使う。日ごとの上限と予約の記録は作る

※ これは想定です。実在の店舗の事例ではありません。