飲食店のおせち予約管理｜LINE と事前決済で、電話と紙の台帳をやめる

人気の和食店のおせちは、電話と紙の台帳で受け付けていることが多いです。LINE で先に知らせて、予約と支払いまで済ませる仕組みを設計してみます。

以下は実在の店舗の事例ではありません。よくある条件を置いたものです。

和食店のおせち予約は、電話と紙の台帳で回っている

席数30席ほどの和食店を考えます。

おせちは毎年50個限定です。受け取りは12月31日、店頭だけです。

告知は店頭の貼り紙と、常連客への口頭です。

予約は電話で受けます。12月に入ると、1日に10件ほどかかってきます。

電話は仕込みや営業の最中にも鳴ります。

受けた予約は紙の台帳に書きます。名前、電話番号、数、受け取りの時間です。

12月31日の前に、台帳から受け取りの伝票へ書き写します。

flowchart TD
  A["電話で予約"] --> B["紙の台帳に書く"]
  B --> C["伝票へ書き写す"]
  C --> D["12月31日に店頭で渡す"]

書き写すたびに、日付や数の間違いが入ります。

12月31日は50人が店に来ます。支払いもその場です。お釣りを用意しておく必要があります。

年が明けると、台帳はしまわれます。誰がおせちを頼んだかは、次に使われません。

季節の商品は、おせちだけです。電話と台帳の手間を考えると、年に何度も出せません。

おせち予約を LINE と事前決済で受け付ける

• 店の LINE 公式アカウントをつくります。店頭とレジ横に、商品の写真を載せたチラシを貼ります。チラシの QR コードから友だちになれます

• 商品の受付が始まったら、LINE で知らせます。商品、値段、締め切り、受け取りの日が一度に伝わります

• お客様は LINE から予約画面を開きます。数と受け取りの時間帯を選びます

• 支払いは予約のときに済ませます。カードやスマホ決済が使えます

• 当日は名前を伝えて受け取るだけです

flowchart TD
  A["チラシで友だち登録"] --> B["LINE で受付を知らせる"]
  B --> C["予約画面で数と時間を選ぶ"]
  C --> D["その場で支払う"]
  D --> E["当日は店頭で受け取る"]

12月31日にお釣りを用意する必要はありません。受け渡しは名前の確認だけになり、1人あたりの時間が短くなります。

お弁当を自分から店に頼むのは、気が引けます。頼めるのか、いくらなのか、いつまでなのか。電話で聞く必要があるからです。

LINE の知らせには、値段と締め切りが書いてあります。お客様は聞かずに、そのまま頼めます。

電話でしか頼まない常連客もいます。この場合は、店が管理ページから代わりに入力します。

入力した予約は、LINE からの予約と同じ一覧に並びます。台帳は1つです。

予約システムがあれば、テイクアウトの季節企画を年に何度も出せる

電話を受ける手間と、書き写す手間がなくなります。

予約の受付は、商品と締め切りと作る数を決めれば始められます。おせち以外の企画も出せます。

時期	企画
2月	恵方巻
3月	ひな祭りのちらし寿司／お花見弁当
5月・6月	母の日・父の日の御膳
5月・10月	運動会のお弁当
8月	お盆の仕出し
12月	おせち

お花見弁当と運動会のお弁当は、雨で予定がなくなることがあります。

連絡なしで取りに来ない人が出ると、作ったお弁当はその日のうちに売り先がありません。

先に払ってもらえば、連絡なしで来ない人はほぼいなくなります。

LINE でつながっていると、店を思い出してもらえる

予約をシステムで管理すると、誰が何を頼んだかが残ります。

去年おせちを頼んだ50人には、今年の受付を先に知らせられます。

恵方巻を頼んだ人には、お花見弁当の受付を知らせられます。

flowchart TD
  A["おせちの予約"] --> B["頼んだ人の記録"]
  B --> C["恵方巻を先に知らせる"]
  C --> D["お花見弁当を知らせる"]
  D --> E["次のおせちを先に知らせる"]

企画のたびに、LINE が届きます。

しばらく店に来ていない人にも届きます。知らせを見て、ふと店を思い出します。

お弁当を頼まなくても、また食べに来るきっかけになります。

予約画面と管理ページ

誰が使うか	画面
お客様	商品と数／受け取りの日と時間帯／アレルギーと要望／支払い
店	受け取りの時間帯／締め切りと作る数／電話の予約の入力／受け取りの一覧

予約画面では、アレルギーと要望を先に書いてもらいます。「えびを抜いてほしい」「のし紙をつけてほしい」などです。

受け取りの時間帯は、お客様が選びます。たとえば12月31日の10時から17時まで、30分ごとです。

店は管理ページで、受け取りの時間帯を決めます。

誰が何時に来るかが、先に分かります。

作る数も管理ページで決めます。50個に達したら、予約画面の受付が自動で止まります。

締め切りの日を過ぎたときも、同じように止まります。

12月31日の朝には、受け取りの一覧を時間帯ごとに出せます。アレルギーや要望のある予約には印がつきます。

どこを作って、どこを繋ぐか

flowchart TD
  A["お客様と店の画面"]
  subgraph build["つくるところ"]
    C["予約画面と管理ページ"]
    D["商品と受け取りの時間帯"]
    E["予約の記録"]
  end
  subgraph connect["つなぐところ"]
    G["決済サービス"]
    F["LINE 公式アカウント"]
  end
  A --> C
  C --> D
  D --> E
  C --> G
  E --> F
  G ~~~ F

LINE と決済は、既にあるサービスを使います。

知らせを送るのは LINE 公式アカウントです。支払いは決済サービスが受けます。

作るのは、予約画面と管理ページ、商品と受け取りの時間帯、予約の記録です。

受け取りの時間帯、締め切り、作る数は、店ごとに違います。誰に何を知らせるかも、予約の記録が無いと決められません。

和食店以外の季節の企画

同じ仕組みは、季節の商品を出す店ならどこでも使えます。変わるのは商品だけです。

業種	季節の企画
洋食・ビストロ	お花見弁当／運動会のお弁当／母の日・父の日のオードブル／クリスマスのチキンとオードブル／年末のオードブル
洋菓子店	バレンタイン／ひな祭りケーキ／母の日ケーキ／クリスマスケーキ
焼き鳥・居酒屋	お花見の盛り合わせ／運動会のお弁当／お盆のオードブル／年末のオードブル
うなぎ店	土用の丑のうな重
そば店	年越しそば

まとめ

• 和食店のおせちは、電話と紙の台帳で受けることが多い。手間がかかるので、季節の商品はおせちだけになる

• LINE で先に知らせると、値段と締め切りが伝わる。お客様は電話で聞かずに頼める

• 予約のときに支払いを済ませる。当日のお釣りが要らない。お花見や運動会のお弁当でも、連絡なしで来ない人が出ない

• 受け取りの時間帯、締め切り、作る数は管理ページで決める。電話の予約も店が入力して、同じ一覧に並べる

• 手間が減るので、季節の企画を年に何度も出せる

• LINE でつながっていると、しばらく来ていない人も店を思い出す

※ これは想定です。実在の店舗の事例ではありません。